Se acabaron los libros físicos de visitas de la Seguridad Social

Siguiendo con la tendencia legislativa de reducción de costes a empresas y empresarios, así como la utilización de medios electrónicos y con el fin principal de simplificar los trámites que deben cumplirse con las Administraciones Públicas, y más concretamente en este caso con la Seguridad Social, fue aprobada la Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Ley 23/2015).

En su artículo 21.6 se indica textualmente lo siguiente:

Los funcionarios actuantes extenderán diligencia por escrito de cada actuación que realicen con ocasión de las visitas a los centros de trabajo o de las comprobaciones efectuadas mediante comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas.

Mediante Orden del titular del Ministerio de Empleo y Seguridad Social se determinarán los hechos y actos que deban incorporarse a las diligencias, su formato y su remisión a los sujetos inspeccionados, teniendo en cuenta que, en lo posible, se utilizarán medios electrónicos y que no se impondrán obligaciones a los interesados para adquirir o diligenciar cualquier clase de libros o formularios para la realización de dichas diligencias.

Recientemente la Orden ESS/1452/2016, de 10 de junio, por la que se regula el modelo de diligencia de actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (publicada en el BOE de 12-9-2016) ha desarrollado la aplicación de la desaparición de la obligación de los empresarios de tener legalizado un libro físico de visitas en cada centro de trabajo, siendo el propio actuario quien tendrá que generar los oportunos documentos sustitutivos al libro físico de visitas en el procedimiento de inspección, quedando a disposición de los sujetos inspeccionados todas las actuaciones que se realicen por dicho actuario sin que sea un impedimento la utilización de medios o documentos electrónicos.

La desaparición del libro físico de visitas no es novedosa ya que en el año 2013 se implantó el mismo mecanismo a través del artículo 40 de la Ley de Apoyo a Emprendedores (Ley 14/2013) aunque solo fue de aplicación para aquellas empresas a las que específicamente se les aplicaba dicha Ley.

Los libros de visitas físicos legalizados previamente y que estuvieran legalizados antes de la entrada en vigor de esta Ley seguirán siendo válidos y se realizarán diligencias por parte de los funcionarios actuarios de la Seguridad Social hasta que se agoten todas sus hojas. No obstante lo anterior el funcionario de la Seguridad Social que realice la visita al centro de trabajo deberá dejar constancia por escrito de dicha visita con un documento físico.

La implantación y utilización de medios electrónicos con el fin de ahorrar costes, aumentar la eficiencia y garantizar la entrega de comunicaciones está suponiendo un avance importante y un importante ahorro en las relaciones del tejido empresarial con la Administración Pública.

Escrito por Roberto Antúnez, Departamento Fiscal en Adarve Abogados